Persondatapolitik for Folkekirkens Skoletjeneste i Gladsaxe og Herlev (FSGH)

Formålet med FSGH's persondatapolitik er at forklare, hvordan og med hvilket formål vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med projekttilmelding, og hvordan oplysningerne beskyttes.

Indsamling af oplysninger
Læreren tilmelder sin klasse til et undervisningsforløb ved at benytte tilmeldingsformularen på FSGH´s hjemmeside www.fsgh.dk - eller ved at sende en e-mail eller kontakte medarbejderne per telefon.

Læreren angiver ved tilmeldingen følgende oplysninger:
• Hvilket forløb man ønsker at tilmelde klassen
• Skolens navn
• Lærerens navn
• Navn på den tilmeldte klasse og antallet af elever
• Lærerens e-mail
• Lærerens telefonnummer
• Alternativ e-mail i tilfælde af sygdom

Forløbets navn angiver, hvilket undervisningsforløb læreren ønsker at tilmelde sin klasse. Lærerens oplysninger kobles til dette forløb.
Skolens navn og lærerens navn benyttes til at udsende det fysiske undervisningsmateriale til skolen.
Klassens navn bruges til at sikre, at flere lærere ikke tilmelder samme klasse til samme forløb.
Antallet af elever bruges til at medsende det nødvendige antal elevmaterialer, når sådanne er indeholdt i materialet.
Lærerens e-mail og telefonnummer bruges til koordinering. Fx orientering om hvornår læreren modtager materialerne, til at udsende links til forløbets hjemmesider og til at koordinere ”ud-af- huset-besøg” mv.

Behandling af oplysninger (GDPR)
Lærerens navn, e-mail og telefonnummer bliver videregivet til samarbejdspartnere, hvis læreren er tilmeldt et projekt med et ”ud-af-huset-besøg” med klassen. Det er fx den lokale præst eller organist i forbindelse med et kirkebesøg, arrangementskoordinatoren ved museumsbesøg eller kunstneren, der evt. afvikler en workshop med klassen mv. Dette sker så logistik omkring besøget kan aftales, og så læreren kan få besked omkring aflysninger, ændringer og anden information omkring besøget. Oplysningerne videregives kun i forbindelse med det konkrete projekt, hvor læreren har ønsket ”ud-af-huset-besøg”.

Lærerens navn og e-mail bliver desuden videregivet til samarbejdspartnere i forbindelse lærerkurser, således at kursusstedet kan udarbejde en deltagerliste.

Præsterne i Gladsaxe-Herlev Provsti modtager også en oversigt over hvilke klasser fra deres lokale skoler, der er tilmeldt et forløb i skoleåret. På denne oversigt optræder lærerens navn eller øvrige kontaktoplysninger ikke. Oversigten skal blot give præsten overblik over, hvordan undervisningstilbud fra FSGH modtages lokalt.

Lærerens navn og skole benyttes endvidere, når FSGH udsender sin årsplan - et fysisk katalog med tilbud fra FSGH i næstkommende skoleår.

Opbevaring og beskyttelse af oplysninger
De oplysninger læreren angiver ved tilmelding (Skolens navn, lærerens navn, navn på den tilmeldte klasse og antallet af elever, lærerens e-mail og lærerens telefonnummer) indtastes manuelt i et Excelark af FSGH´s medarbejdere. Dette Excelark ligger i OneDrive (Microsoft) og kan kun tilgås af projektmedarbejderne. Oplysningerne opbevares i tre år, fra det skoleår hvor forløbet afvikles.

Efter tre år slettes ved skoleårets afslutning:
• Data fra tilmeldingsformularen på www.fsgh.dk
• Mappen med e-mails omkring projekttilmeldinger
• Excelark med projekttilmeldinger

FSGH gemmer en liste i OneDrive (Microsoft) over tilmeldinger, hvor kun skolens navn, klassens navn og projektets navn fremgår. Denne liste bruges til at evaluere på skolernes tilmeldinger. Dernæst fx til sikre, at en klasse ikke tilmeldes et forløb, de tidligere har arbejdet med. Denne liste ligger i OneDrive (Microsoft) og kan kun tilgås af projektmedarbejderne.

FSGH opbevarer en fysisk kopi af indeværende skoleårs projekttilmeldinger i et aflåst skab. Denne liste benyttes til at genskabe projekttilmeldingerne i tilfælde af et datanedbrud.

Hvis en tilmeldt lærer ønsker at få sit navn slettet fra listen over projekttilmeldinger eller ønsker sine kontaktoplysninger for indeværende skoleår slettet inden sommerferien (fx grundet jobskifte) kontaktes FSGH.

Kontakt

Folkekirkens Skoletjeneste i Gladsaxe og Herlev (FSGH) kan kontaktes på:
Højsletten 25, 2730 Herlev
E-mail: fsgh@fsgh.dk
Telefon: 51 36 05 29
www.fsgh.dk